Вне зависимости от того, какую сделку вы анализируете будь то поставка товаров, предоставление услуг, заем или сделка с нематериальными активами вам необходимо провести функциональный анализ этой сделки. Почему?
Потому что функциональный анализ в совокупности с четырьмя другими характеристиками: 1) рынком, 2) стратегией, 3) предметом и 4) условиями договора определяет содержание и вознаграждение сторон за совершение сделки.
На что обратить внимание в рамках анализа?
- Оцените «большую картину»
Для того, чтобы провести анализ сделки необходимо понимать ее контекст. Чтобы понять его, проанализируйте структуру группы и ее стратегию, установите цепочку создания добавленной стоимости и значение анализируемой сделки, посмотрите на организационную структуру группы, участников сделок и определите сотрудников, непосредственно участвующих в совершении сделки.
В результате анализа будет понятно значение сделки для группы и участников сделок, а также сложность сделки и объем работ: иногда разные типы сделок необходимо анализировать совместно, например, в некоторых случаях это может быть предоставление услуг и нематериальных активов.
- Определите подход к проведению анализа
Законодательство разных стран, хотя и основано на общих принципах ТЦО, допускает использование различного подхода к документированию сделок. В некоторых случаях допускается использование цен в пределах определенных значений «безопасная гавань», одновременно с этим некоторые страны освобождают определенные сделки от обязанности подтверждения соответствия цен рыночному уровню или предоставляют возможность упрощенного подтверждения цен.
Стоит также учитывать, что в некоторых случаях расходы на анализ и подготовку отчетности по ТЦО могут превышать потенциальные санкции за нарушение требований к подготовке этой отчетности или ценам. Учитывая это, иногда целесообразно исключить некоторые сделки из периметра анализа для достижения большей экономической эффективности.
Некоторые сделки несмотря на то, что могут не попадать в первую или вторую группу сделок выше, могут использовать упрощенный подход к анализу в силу того, что они обладают определенными характеристиками (например услуги с низкой добавленной стоимостью). Для таких услуг, понимая риски такого решения, может использоваться упрощенный подход к проведению анализа на основании анализа первичных документов, отчетов и другой доступной информации (без проведения функционального интервью).
Для некоторых сделок, учитывая сумму, а также уровень риска, может требоваться полный анализ, включая проведение функционального интервью. Проведение такой работы требует значительных ресурсов, поэтому может возникнуть необходимость в дополнительных ресурсов или их перераспределения.
- Подготовка к проведению анализа
Функциональный анализ сложных сделок часто связан с необходимостью проведения интервью и сбором различных документов. Сбор этих документов и участие в интервью требует ресурсов коллег на цели, которые не связаны с их KPI, а потому могут иметь низкий приоритет и выполняться по остаточному принципу. Не редкими является ситуация, когда коллеги не имеют полной картины процесса, в котором участвуют, и в целом общаются на «другом» языке. Наконец интересным является, что на практике коллеги бывают склонны приукрашать результаты своей работы или скрыть недостатки, так как иногда видят в вас ревизора.
Учитывая то, что в рамках анализа необходимо провести анализ не «для галочки», целесообразно провести подготовительную работу, которая позволит, с одной стороны, повысить приоритет анализа по ТЦО, создать доверительную атмосферу и на ходу проверить информацию, которую предоставляют коллеги, повысив ее качество, а с другой снизить сопротивление коллег и количество затраченных с их стороны ресурсов.
Добиться этого можно путем проведения хорошей подготовительной работы: сбор информации из внутренних источников информации, внутренних процессных документов, первичных документов, отчетности, анализа структуры и ранее подготовленных документов, информирования менеджмента о целях и значимости анализа. Часто функциональное интервью помогает найти налоговые риски и неэффективности структуры. Например, дублирование функций отделов, неэффективность работы некоторых отделов и тп. При желании это можно использовать в свой работе (не только ТЦО).
Отдельное внимание стоит уделить подготовке к функциональным интервью. Для него рекомендуется готовить список вопросов для обсуждения и направлять его интервьюируемым для ознакомления заранее. Например, по функции производства опросник может выглядеть следующим образом (часть производственных функций):
- · Материалы:
o Какие материалы или части готовой продукции закупаются?
o У кого совершаются покупки?
o Где и как происходит закупка сырья?
o Кто выполняет закупочную функцию?
o Кто планирует графики закупок?
o Кто ведет переговоры о закупках?
o Кто подтверждает качество?
o Требуется ли чье-то одобрение для принятия решений о закупках?
o Какие другие разрешения необходимы? Кто дает эти разрешения?
o Каковы, основные риски, связанные с материалами?
- · Запасы:
o Где хранятся запасы?
o Кто контролирует уровень запасов?
o Как контролируется уровень запасов?
o Есть ли система учета, как и кто использует и определяет ее использование?
o На сколько дней формируется запас продукции?
o Был ли когда-нибудь случай возникновений избытков?
o Кто отвечает (как учитываются) расходы по устаревшим запасам?
o Каковы основные риски, связанные с запасами?
- · Оборудование:
o Кто определяет бюджет закупок оборудования?
o Кто ведет переговоры о покупке?
o Кто обслуживает завод?
o Кто пишет спецификации для завода?
o У кого закупается производственное оборудование?
o Есть ли у вас право выбора используемого оборудования?
o Можете ли вы модифицировать оборудование?
o Какие разрешения требуются и от кого?
- · Планирование производства:
o Кто несет ответственность за планирование производства?
o Какие факторы влияют на решения?
o Когда и как принимаются решения?
o Какие решения требуют одобрения?
o Каковы ваши основные риски?
o Покупает ли ваш дистрибьютор все, что вы производите?
Важным также является выбрать нужного человека – того, кто в принципе может ответить на ваши вопросы. Как правило, этим человеком является функциональный руководитель, а не сотрудник бухгалтерии.
Стоит также учитывать, что после проведения интервью могут возникнуть противоречия в собранной информации (даже если выбраны правильные люди), а потом целесообразно сразу обсудить с интервьюируемыми возможность дальнейшего уточнения.
- Документирование результатов
Документирование результатов часто происходит спустя время после совершения сделок. Возможна ситуация, когда люди, которые могут что-то рассказать про свою работу, уже не работают в компании. Это безусловно не создает непреодолимых препятствий, но добавит работы.
Отсюда важно собрать достаточный комплект подтверждения до, в момент или непосредственно после совершения сделок. Делайте записи в электронном виде, сохраняйте переписку с подтверждением коллегами вашего понимания функций, делайте запись на диктофон (с согласия коллег), собирайте первичные документы (отчеты, таблицы, выгрузки из таск-трекеров) проверяйте информацию, устраняйте противоречия. Однажды проведённое интервью подготовит коллег к возможному допросу, ведь налоговые органы будут задавать похожие вопросы.